Pentingnya Pengelolaan Kas Kecil

Oleh: indria febriansyah,tri hanjono,david jimi weruin

PENGERTIAN KAS

è Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas dan transaksi-transaksi yang lain akan berakhir dengan rekening kas ini.

è Kas merupakan harta yang paling lancar/likuid, paling mudah diselewengkan, maka diperlukan suatu sistem dan prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.

è Kas adalah alat pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan oleh sebab itu merupakan dasar-landasan yang kuat untuk dipakai sebagai alat pengukur terhadap semua kegiatan ekonomi di dalam perusahaan.

è Ada 2 kriteria agar alat pembayaran dapat diklasifikasikan sebagai kas :

1. Harus dapat diterima umum sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.

2. Harus dapat digunakan sebagai alat pembayaran untuk kegiatan sehari-hari

è Kas meliputi uang tunai dan instrument atau alat-alat pembayaran yang diterima oleh umum, baik yang ada di dalam perusahaan maupun yang disimpan di bank (uang tunai kertas dan logam, check, wesel check, rekening bank yang berbentuk tabungan dan giro)

è Kas memiliki sifat-sifat atau karakteristik:

1. Kas mempunyai sifat yang aktif tetapi tidak produktif

2. Kas (uang tunai) tidak mempunyai identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yang mudah dipindahtangankan.

Dari dua sifat kas tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa unsur perencanaan dan pengawasan terhadap kas harus mendapatkan perhatian yang serius bagi manajemen.

PEMBAHASAN

Istilah kas kecil atau Petty Cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari sedangkan dalam laporan keuangan, kas kecil itu merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin. Adapun beberapa karakteristik dasar dari kas kecil, yaitu:

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Direksi. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.

3. Disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil yang biasanya disebut dengan petty cash box atau bisa juga di dalam amplop.

4. Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.

Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Sehingga perusahan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Contohnya apabila perusahaan kehabisan kas kecil, sedangkan kebutuhannya dalam pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) atau materai harus dipenuhi dengan cepat, maka tidak mungkin kasir membeli barang tersebut dengan cheque atau debit card. Oleh karena itu ada beberapa tips dalam mengelola kas kecil, yaitu :

1. Menetapkan batas saldo kas kecil

Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

2. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil

digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.

3. Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah batas saldo dan metode pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan. Misalnya PT. A menggunakan metode imprest dimana saldo kas kecil tiap bulannya Rp. 5 juta, maka kasir kas kecil akan menerima jumlah yang sama tiap bulannya. Sedangkan PT. B menggunakan metode fluktuatif dimana waktu pengisian kembali kas kecilnya tidak tentu. Sehingga pada minggu pertama saldo kas kecilnya Rp. 2 juta ternyata pada minggu kedua tinggal sedikit maka dilakukan pengisian kembali. Jika pada minggu ketiga saldo kas kecil masih ada, maka tidak perlu diadakan pengisian kembali.

4. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik.

Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasir kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya. Selain itu Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil.

TUJUAN AKUNTANSI TERHADAP KAS

1. menyediakan kas yang cukup untuk operasi perusahaan sehari-hari

2. menghindarkan terjadinya kas yang menganggur

3. mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat dari adanya penyalahgunaan terhadap kas.

4. mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan dan inefisiensi dari sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.

5. menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yang dihasilkan.

6. mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

PENGAWASAN KAS

Sistem pengawasan intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Tetapi ada dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan sebagai pedoman untuk mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai berikut:

Penerimaan uang

Prosedur-prosedur pengawasan yang dapat digunakan antara lain:

1. Harus ditunjukkan dengan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas harus segera dicatat dan disetor ke bank.

2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

3. Diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi penerimaan dan pencatatan kas. Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.

Pengeluaran uang

Beberapa prosedur pengawasan yang penting adalah sebagai berikut:

1. Semua pengeluaran uang menggunakan check kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.

2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3. Penulisan check hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yang lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.

4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis check, yang menandatangani check dan yang mencatat pengeluaran kas.

5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka waktu yang tidak tertentu.

6. Diharuskan membuat kas harian

KESIMPULAN

è Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check.

è Dana ini diserahkan kepada kasir kas kecil yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta agar dananya ditambah.

è Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu misalnya mingguan.

è Dalam hubungannya dengan kas kecil ada dua metode yang digunakan yaitu:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Sistem Imprest (imprest fund method)

è Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar check yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk membentuk dana kas kecil.

è Check tersebut diuangkan ke bank oleh kasir kas kecil dan uangnya digunakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

è Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil, sehingga jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula.

è Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)

è Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.

è Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

è Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran dari dana kas kecil.